Vollständige Anleitung für alle Funktionen der Mieterverwaltung.
Das Dashboard ist die zentrale Übersicht. Es zeigt in einer Matrix alle Mieter über mehrere Monate mit dem Status der Mietzahlungen. Jede Zelle ist farblich codiert:
| Status | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| ✓ Bezahlt | Grün | Die Soll-Miete ist vollständig eingegangen |
| ~ Teilweise | Gelb | Ein Teilbetrag ist eingegangen (< Soll) |
| ✗ Offen | Rot | Keine Zahlung im Monat |
| ⊕ Überzahlt | Violett | Mehr als die Soll-Miete eingegangen |
Mit dem Bereichs-Filter stellst du ein, wie viele Monate angezeigt werden (3 bis 60 Monate). Der Standardwert ist 18 Monate. Der aktuelle Monat wird mit einer blauen Umrandung hervorgehoben.
Wenn du mehrere Liegenschaften verwaltest, wähle oben eine aktive Liegenschaft aus. Die Matrix zeigt dann nur die Mieter dieser Liegenschaft. So behältst du auch bei 50+ Wohneinheiten den Überblick.
„Laufend" zeigt nur Mieter mit aktuell aktivem Mietverhältnis. Schalte den Filter aus, um auch ausgezogene Mieter zu sehen – wichtig für NK-Abrechnungen.
Eine Liegenschaft ist ein Gebäude oder eine Liegenschaft, in der sich deine Mietobjekte befinden. Jeder Mieter wird einer Liegenschaft zugeordnet.
Öffne die Liegenschaft, ändere den Namen und speichere. Bestehende Mieter und Buchungen bleiben erhalten.
Über das Dropdown-Menü in der Navigationsleiste kannst du zwischen verschiedenen Liegenschaften umschalten. Die gesamte Ansicht (Dashboard, Mieterliste) filtert dann auf die ausgewählte Liegenschaft.
Klicke in der Mieterliste auf den Namen oder auf „Bearbeiten". Du kannst alle Felder nachträglich ändern, einschließlich Mietbeginn und Mietende.
Jeder Mieter kann mehrere Konditionen mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen haben. Das ist nützlich bei Mieterhöhungen: Die alte Kondition bleibt gültig bis zum neuen Datum. Im Dashboard wird automatisch die richtige Kondition pro Monat verwendet.
Setze den Haken bei „Aktiv" ab oder trage ein Mietende ein. Der Mieter bleibt in der Datenbank (für NK-Abrechnungen), wird aber in der Standardansicht ausgeblendet.
Im Bereich „Zahlungen" siehst du alle Buchungen als Liste – mit Datum, Betrag, Verwendungszweck und dem zugeordneten Mieter.
Wenn eine Buchung nicht automatisch zugeordnet wurde (IBAN/Name-Erkennung), kannst du sie manuell über das Dropdown einem Mieter zuweisen.
In der Zahlungsliste siehst du alle erfassten Transaktionen. Über die Bearbeiten-Funktion kannst du den Betrag, das Datum oder den Verwendungszweck korrigieren. Fehlerhafte Buchungen können gelöscht werden.
Die Nebenkostenabrechnung (NK-Abrechnung) hilft dir, die Abrechnung mit deinen Mietern zu erstellen und zu verwalten. Der gesamte Prozess ist revisionssicher dokumentiert.
Die Liste zeigt alle Mieter mit dem Status ihrer NK-Abrechnung für den ausgewählten Zeitraum:
Wähle die Liegenschaft und das Jahr. Das Tool erstellt eine Druckansicht mit allen Positionen für jeden Mieter. Du kannst diese als PDF drucken und per Post versenden.
Wenn du bereits eine NK-Abrechnung in Excel erstellt hast, kannst du sie über den Import ins Tool übernehmen. Das spart Doppelerfassung.
Das Tool erstellt automatisch ein Mieterhöhungs-Schreiben als DOCX-Dokument, das du nur noch unterschreiben und versenden musst.
Die Vorlage ist an die aktuelle Gesetzeslage angepasst. Die Zustellung des Briefs (Unterschrift, Fristen, Mieterreaktion) liegt in deiner Verantwortung. Wir empfehlen, bei komplexen Fällen einen Rechtsanwalt für Mietrecht zu konsultieren.
Das Tool unterscheidet zwischen Mietzahlungen und Kautionszahlungen. Die Kautionsverwaltung hilft dir, den Überblick über Ein- und Auszahlungen zu behalten.
Im Mietendetail unter „Kaution" trägst du den Soll-Betrag der Mietkaution ein (üblich: 3 Kaltmieten).
Wenn eine Buchung im Verwendungszweck das Wort „Kaution", „deposit" oder „Mietsicherheit" enthält, wird sie automatisch als Kautionszahlung markiert – vorausgesetzt, es ist keine Mischzahlung mit Mietbegriffen (wie „Miete").
Wenn ein Mieter „Miete + Kaution April" überweist, wird die Zahlung nicht automatisch gesplitter. Du kannst den Kaution-Anteil dann manuell im Mieter-Detail unter „Kaution Ist (manuell)" pflegen.
Im Dashboard siehst du auf einen Blick den Kaution-Status pro Mieter:
Der Import spart dir das manuelle Erfassen jeder einzelnen Buchung. Du lädst eine CSV-Datei hoch, das Tool parst sie und ordnet die Zahlungen automatisch den Mietern zu.
static/demo_kontoauszug.csv.| Stufe | Bedingung | Verhalten |
|---|---|---|
| ✅ Exakt | Name oder IBAN matcht exakt einen Mieter | Automatisch zugeordnet |
| 🔀 Mehrdeutig | Mehrere Mieter passen | Vorschlag – du entscheidest |
| ❌ Kein Match | Kein Mieter passt | Buchung bleibt unzugeordnet |
Die Statistik-Seite gibt dir einen Überblick über die finanziellen Kennzahlen deiner Liegenschaften:
Du kannst den Zeitraum frei wählen und dir die Statistik für einzelne Liegenschaften anzeigen lassen.
Im Bereich „Absender" hinterlegst du deine Kontaktdaten, die in Mieterhöhungs-Schreiben und NK-Dokumenten verwendet werden:
Diese Daten werden automatisch in generierte Dokumente eingefügt. Du musst sie also nur einmal hinterlegen.
Das Tool unterstützt TOTP (Time-based One-Time Passwords) zur Absicherung deines Kontos. Du kannst 2FA in den Kontoeinstellungen aktivieren.
Falls du dein 2FA-Gerät verloren hast, nutze den Recovery-Code, den du beim Einrichten erhalten hast. Ohne Recovery-Code wende dich an den Support: info@mieterverwaltung.org
Das Tool unterstützt die Verwaltung von Stellplätzen (Tiefgarage, Außenstellplätze, Garagen). Stellplätze können eigenständige Mieter sein oder als Untermieter an eine Wohnung angebunden werden.
Wenn ein Stellplatz an einen Mieter gebunden ist (z. B. „Mieter Müller, Wohnung 3, hat Stellplatz A"), wird der Stellplatz automatisch mit der Hauptmietzahlung gruppiert. Das verhindert Doppelzahlungen in der Übersicht.